Wie Rollen Meetings effizienter und klarer machen

Es sind immer dieselben Personen, die in einem Meeting die Verantwortung übernehmen: Die Teamleiterin moderiert, obwohl sie sich lieber auf das Teilen komplexer Updates konzentrieren würde und der Praktikant muss dokumentieren, weil sonst niemand einspringt... Klingt das bekannt?

 Eine Falle in vielen Meetings ist die fehlende Verteilung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten: Entweder übernimmt niemand wirklich die Moderation des Meetings oder immer dieselben Personen (oft diejenigen, die eine bestimmte Position in der Hierarchie innehaben oder die einen starken inneren Drang haben zu helfen) übernehmen die Moderations- oder Dokumentationsrolle. Dies kann sehr ineffizient und anstrengend für das gesamte Team sein. 

Ein einfach umzusetzendes Tool sind Meeting-Rollen, die Klarheit darüber erzeugen, wer was in einem Meeting tut.

Um sicherzustellen, dass nicht die gleichen Personen "zufällig" immer wieder dieselbe Rolle übernehmen, hilft es, Rollen zu bewusst einzusetzen: Rollen sind keine Personen, sondern eine Beschreibung eines Purpose (Sinn und Zweck) und Verantwortlichkeiten. Eine Person kann eine Rolle und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten übernehmen, Rollen können von mehreren Personen geteilt werden und eine Person kann mehr als eine Rolle übernehmen. 

Besonders in Meetings kann ein Team beginnen, die klare und transparente Verteilung von Verantwortlichkeiten durch Rollen zu üben. Die Aufteilung der Meeting-Verantwortlichkeiten gibt jedem Teammitglied darüber hinaus die Möglichkeit zu lernen und die eigenen Fähigkeiten zu erweitern, indem es in eine Rolle schlüpft, die sich (noch) nicht so bekannt und sicher anfühlt. 

Eine spielerische und einfache Methode zur Besetzung von Rollen, ist die Verwendung eines Zufallsgenerators, um die Rollen zu Beginn eines Meetings zu verteilen. 

Lade die Rollenbeschreibungen durch klicken herunter. 

Zentrale Rollen für effektive Meetings

Facilitator 

Purpose:  Stellt sicher, dass das Meeting im Sinne des Meeting-Purpose verläuft 
 

Verantwortlichkeiten:
- sorgt dafür, dass das Meeting auf das Ziel fokussiert bleibt und nutzt geeignete Methoden, um dieses Ziel zu erreichen 
- achtet darauf, dass alle TeilnehmerInnen gleichberechtigt zu Wort kommen 
- behält den Überblick über Energie- und Pausenzeiten

Timekeeper          

Purpose: Sorgt dafür, dass die geplante Meetingzeit nicht überschritten wird und behält Pausen im Blick

Verantwortlichkeiten:
- hat die Gesamtdauer des Meetings sowie die Timings der einzelnen Agendapunkte im Blick
- erinnert, wie viel Zeit für einen Agendapunkt noch übrig ist
- behält die Energie der TeilnehmerInnen im Blick und erinnert an Pausenzeiten

Documentation

Purpose: Stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen, Ideen und Entscheidungen dokumentiert und zugänglich sind

Verantwortlichkeiten:
- dokumentiert transparent die Ergebnisse des Meetings 
- macht die Dokumentation für alle TeilnehmerInnen zugänglich
 

Tech Support
(for remote/hybrid Meetings)  

Purpose: Sorgt für den reibungslosen technischen Ablauf und das Funktionieren der Technologie vor Ort und/oder remote

Verantwortlichkeiten:
- kümmert sich um alle Fragen und technischen Probleme (ich habe keinen Ton, ich sehe das Board  nicht etc.)
- kümmert sich um parallele Diskussionen im Chat, die Einrichtung von Breakout-Sessions und das Teilen wichtiger technischer Infos (z.B. Links zu Whiteboards)

Du willst Rollen in deine Meetings bringen?  

Probiere dieses 4 Schritte aus, um loszulegen:
1. Erkläre deinem Team, warum Meeting-Rollen euch helfen könnten
(nutz die Infos aus dem Text oben) 

2. Stelle die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten vor
(ihr könnt diese Rollenbeschreibungen in eurem Team nutzen)

3. Verteilt die Rollen indem ihr ein Shuffle-Tool wie dieses verwendet (für Remote-Meetings) oder die ausgedruckten Rollenbeschreibungskarten zufällig verteilt (für Face-to-Face-Meetings)

4. Führt am Ende des Meetings eine Reflexionsrunde durch, um euch darüber auszutauschen, wie das Meeting gelaufen ist, was ihr beibehalten und was für das nächste Meeting ändern wollt

Ihr seid bereit für den nächsten Schritt? 

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Let's do a Meeting by Claudia Brückner
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